Sistema de Gestão de Escritório de Advocacia: Tudo o que Você Precisa Saber para Escolher o Ideal

Resumo

Cada vez mais os advogados estão descobrindo que a advocacia não é só advogar!

Pelo amor ou pela dor, pontos fundamentais sobre gerenciamento e marketing estão ganhando espaço cada dia mais.

E é por isso que ter um sistema de gestão de escritório de advocacia é tão importante quanto saber usar os sistemas dos Tribunais!

Neste artigo, vou mostrar para você como uma ferramenta dessas ajuda na hora de enfrentar os desafios da atuação.

Também quero contar tudo o que um sistema de gestão precisa ter para ser realmente um aliado da sua advocacia, destacando a sua importância.

De quebra, ainda vou dar uma dica de software que deixa o gerenciamento do seu escritório muito mais fácil e eficiente!

Ah, e antes de ir para o artigo, quero deixar aqui a indicação de uma excelente ferramenta de Precificação na Advocacia, desenvolvida pelos engenheiros do Cálculo Jurídico.

Ela é grátis, fácil de usar e vai ajudar você a determinar o valor dos seus honorários, para cobrar pelos seus serviços de forma justa.

👉 Então clique aqui e acesse a ferramenta agora mesmo! 😉

1) Gestão de escritório de advocacia: muitos desafios!

🧐 A gestão de escritório de advocacia é fundamental para uma boa condução da sua atuação e também para alcançar resultados satisfatórios com o seu serviço.

Afinal, além de ter o domínio de leis, normas administrativas e jurisprudência, o gerenciamento das suas atividades é uma parte essencial da caminhada.

Assim como a atenção com o atendimento dos clientes em consultas ou reuniões e o investimento do tempo em marketing jurídico, a gestão não pode ser descuidada.

E sem tomar cuidado com alguns pontos bastante delicados, podem acontecer problemas indesejados.😕

Os desafios diários envolvem várias camadas de administração e gerenciamento, como:

• Organizar tarefas no escritório;
• Acompanhar prazos de processos administrativos e judiciais;
• Administrar casos;
• Atender clientes e fazer consultas;
• Gerenciar as finanças;
• Manter uma comunicação eficiente com clientes, passando o andamento dos casos.

Entre os principais desafios estão o controle de tarefas e prazos, que, se negligenciados, podem comprometer o andamento de processos e a reputação do escritório. 🗓️

Além disso, acompanhar como está cada caso e lidar com detalhes financeiros do negócio são atividades que frequentemente demandam mais esforço do que se imagina.

Acontece que tudo isso exige tempo, dedicação e planejamento, o que não é algo que todos têm condições ou mesmo à disposição dada a correria do dia a dia.

Especialmente em um cenário de crescente complexidade jurídica e aumento da demanda por serviços personalizados.

Sem contar na exigência cada vez maior sobre investir no marketing jurídico, tão relevante para os escritórios atualmente.

Por isso, as tarefas de gestão devem ser abordadas para otimizar e facilitar a sua atuação o máximo possível. 😉

Isso porque, dessa forma, você tem resultados melhores tanto no aspecto financeiro, como na própria questão da qualidade dos serviços prestados.

O que só prova que vale a pena contar com ferramentas para ajudar nas tarefas e deixar o seu tempo disponível de maneira eficiente.

Felizmente, elas existem e oferecem soluções práticas para esses problemas, automatizando processos e centralizando informações para facilitar a sua rotina.

Inclusive, vou mostrar uma delas para você hoje mesmo, ainda neste artigo! 😍

2) O que um sistema de gestão de escritório de advocacia realmente precisa ter?

Um sistema de gestão de escritório de advocacia eficiente é aquele que atende às suas necessidades práticas, ajudando a otimizar a sua operação e melhorar os resultados. 🤓

Não existe uma “receita de bolo” que funcione para todos os casos, porque cada um sabe das realidades da sua atuação.

Afinal, vários fatores devem ser levados em conta, desde o local da sua advocacia, quantidade de demanda, número de profissionais, processos e abrangência.

Só que algumas prioridades sempre estão presentes, desde escritórios menores (com apenas um advogado), até os grandes, com vários associados.

👉🏻 Aqui estão as funcionalidades essenciais que não podem faltar:

• Gestão de tarefas;
• Acompanhamento de casos;
• Controle de finanças.

Vou explicar para você um pouco mais sobre cada uma delas e como elas podem ajudar no seu dia a dia agora!

2.1) Tarefas

Um sistema que conta com o gerenciamento de tarefas é fundamental para manter o escritório organizado e em dia com todas as obrigações. 🤗

E existem várias etapas que devem ser abrangidas por essa funcionalidade.

Isso porque um bom sistema deve permitir o cadastro, acompanhamento e atualização de tarefas em tempo real, oferecendo notificações de prazos importantes.

Assim, você sempre sabe o que precisa ser feito, o prazo para executar aquela tarefa e a etapa do serviço em que ela está inserida.

🗓️ Além disso, integrar essas informações com os casos dos seus clientes garante uma visão completa da agenda do escritório.

O que facilita tanto o planejamento, como a execução e o suporte!

2.2) Casos

📝 A gestão e o acompanhamento de casos sobre a sua responsabilidade é outro ponto-chave de um bom software de gestão.

O sistema deve facilitar o registro detalhado de processos (administrativos e também judiciais) dos seus clientes.

Assim, você conta com um acesso rápido a informações como datas, andamentos e documentos anexados a cada um dos casos dos seus clientes.

🤔 “Mas, Alê, com a ordem das tarefas que a gente acabou de ver, já não é o bastante?”

Aí que está: não é!

Uma boa gestão de tarefas é essencial porque mostra o que deve ser feito para manter o andamento do caso.

Mas, sem um acesso ao que já aconteceu, está acontecendo, dados e objetivos daquele serviço, existe uma chance muito alta de problemas aparecerem na execução.

Além de também funcionar como uma forma de registo de documentos do cliente e do caso.

⚠️ Por esse motivo é tão importante contar com uma funcionalidade de acompanhamento de casos.

Isso ajuda a evitar falhas e permite que toda a equipe esteja alinhada, garantindo mais eficiência para acompanhar processos judiciais e administrativos.

2.3) Finanças

💰 Um escritório de advocacia precisa de controle financeiro rigoroso para funcionar certinho e manter a saúde também na parte econômica.

Afinal, não adianta ser um excelente advogado, mas não ter uma boa administração do dinheiro para pagar as contas no fim do mês.

E vamos combinar que não temos nada da parte financeira na faculdade, não é mesmo?🙄

Então, o sistema de gestão deve oferecer funcionalidades para registrar entradas e saídas dos pagamentos do seu escritório.

Além disso, também deve ter uma forma de acompanhar o pagamento dos honorários e até mesmo gerar relatórios financeiros detalhados.

Dessa forma, você pode tomar decisões estratégicas e garantir a saúde financeira do seu escritório, com informações confiáveis.

3) A importância de escolher corretamente seu software de escritório de advocacia

Escolher o software de gestão do escritório de advocacia certo é uma decisão estratégica para qualquer advogado. ✅

Essa escolha até pode parecer simples para alguns!

Mas, na verdade, ela é uma das mais relevantes da atuação e pode fazer toda a diferença entre uma maior eficiência do seu escritório ou uma grande dor de cabeça.

❌ Então, não dá para escolher sem uma boa análise antes!

Um dos maiores problemas enfrentados por quem não escolhe bem é a dificuldade de migração depois da escolha inicial.

Quanto maior o número de processos, mais complexa e trabalhosa se torna a transição de dados para outro sistema, caso o primeiro não atender às expectativas.

Ou seja, ao contrário de conseguir ganhar tempo com a ferramenta, você acaba perdendo tempo para mudar para outra que seja adequada.

🧐 Isso, ninguém quer, não é mesmo?

Além disso, é importante considerar a compatibilidade do software com a realidade do escritório.

Um sistema incompleto ou com uma interface pouco intuitiva pode atrasar tarefas e comprometer o trabalho da equipe.

Por outro lado, ferramentas complexas e cheias de campos que não precisam ser usados na sua atuação também não ajudam muito.

Por isso, a escolha deve ser feita com base em critérios claros, como funcionalidades indispensáveis, suporte técnico eficiente e feedback de outros usuários.

4) Dica: Sistema de Gestão de Escritório de Advocacia do CJ

Agora, chegou a hora da dica que estava ansiosa para passar para você, o sistema de gestão de escritório de advocacia do CJ! 🤗

Ele foi desenvolvido pelos engenheiros do Cálculo Jurídico, e é gratuito para quem já assina o software do CJ.

Ou seja, de cara, você não precisa pagar mais uma plataforma, porque já está tudo ali para você usar na plataforma.

Uma grande mão na roda para gerenciar sua atuação, junto com todos os cálculos e recursos do CJ que você já conhece.

Além disso, a ferramenta é uma solução completa que cobre os principais pontos estratégicos da gestão do seu escritório.

😍 Ele oferece ferramentas robustas para gerenciar tarefas, acompanhar casos e controlar as finanças.

Tudo em uma plataforma intuitiva e eficiente para a sua advocacia.

Com o software de gestão do CJ, é possível gerenciar tarefas de maneira centralizada, garantindo que nada seja esquecido e que os prazos sejam respeitados.

No que diz respeito aos casos, o sistema registra todas as informações necessárias, acompanha andamentos e compartilha atualizações com a equipe em tempo real.

Além disso, o módulo financeiro oferece relatórios detalhados e um controle total sobre entradas e saídas, simplificando a gestão do escritório.

Esse software tem o que você precisa, mas não sobrecarrega ninguém com informações ou campos excessivos, já que é pensado para facilitar o uso.

O diferencial do CJ está justamente em sua facilidade na hora de usar e no suporte técnico de qualidade, que está disponível para lhe ajudar o tempo todo. 😉

Mesmo para escritórios com um grande volume de processos, o uso e a migração para o sistema é simples.

E o suporte está sempre disponível para ajudar na adaptação.

Com isso, o software de gestão CJ se consolida como uma escolha confiável para advogados que desejam otimizar suas rotinas.

👉🏻 Dá uma olhada nas funcionalidades disponíveis para a gestão do seu escritório, além dos já conhecidos cálculos e de uma lista de contatos dos seus clientes:

• Casos;
• Tarefas;
• Finanças.

Agora, vamos dar uma olhadinha mais detalhada em cada um deles.

E para facilitar, também vou deixar aqui nas fontes tutoriais em vídeo e texto, feitos pelo pessoal do suporte do CJ, para ficar ainda mais tranquilo usar as funcionalidades.

Ah! E além do software de gestão, o CJ também tem várias outras formas de lhe auxiliar no dia a dia, nas mais diversas áreas.

Entre elas, existe a funcionalidade de CRM (gestão de relacionamento com o cliente) disponível no software.

Além disso, também têm as ferramentas gratuitas de precificação na advocacia, visual law e gerador de procurações.

Tudo para deixar o seu escritório ainda mais produtivo, facilitando sua vida. 😊

Depois, não deixe de dar uma conferida nos artigos que escrevi sobre as funcionalidades e ferramentas, mostrando como elas podem fazer muita diferença para você.

4.1) Casos

A funcionalidade de Casos do software do CJ é sensacional e ajuda demais a manter todas as informações dos processos de seus clientes a um clique de distância.

👉🏻 Para acessar ela, é só seguir esse passo a passo:

1) Acessar o programa do Cálculo Jurídico com seu login e senha no link https://app.calculojuridico.com.br/bem-vindo;

2) Ir até o menu lateral;

3) Clicar em “Casos”, para abrir essa página;

4) Para acrescentar um caso, clique em “+ Novo Caso” e preencha as informações necessárias, como:

• Título;
• Número (opcional);
• Contato;
• Objeto (opcional);
• Responsável;
• Tipo de Fluxo (Administrativo, consultivo, judicial, prospecção);
• Etapa do fluxo.

5) Você então tem acesso a todas as informações importantes dos casos, desse jeito aqui:

6) Você ainda pode consultar e alterar um fluxograma com todos esses dados das etapas do processo:

• Atualizações (anotações e alterações);
• Tarefas (adicionar e acompanhar);
• Anexar e consultar documentos.

7) E ainda tem acesso a uma lista de casos com dados personalizáveis de:

• Nome;
• Contatos;
• Fluxo;
• Etapa;
• Descrição;
• Data da criação;
• Pendências;
• Última movimentação

8) Também pode consultar o “Modo Fluxo de Casos”, com uma visualização diferenciada por etapas:

9) Sem contar que é tudo personalizável, então você conta com várias possibilidades!

🤗 Isso facilita muito o gerenciamento e acompanhamento de casos no seu escritório, deixando todas as informações relevantes para você com fácil acesso.

Além disso, se você trabalha em equipe, esse tipo de funcionalidade é ainda mais interessante, já que permite uma integração e consultas por todos.

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4.2) Tarefas

O software de gestão de escritório de advocacia do CJ também tem uma parte dedicada às suas tarefas no dia a dia, para deixar as atribuições muito mais claras e acessíveis.

Nessa funcionalidade, você encontra todas as tarefas que já foram cadastradas no seu escritório e ainda pode cadastrar novas.

Isso, em um lugar só, ajuda a visualizar o que está pendente e organizar o que deve ser feito. 😉

Para acessar essa funcionalidade, é só seguir essas etapas:

1) Acessar o programa do Cálculo Jurídico com seu login e senha no link https://app.calculojuridico.com.br/bem-vindo;

2) Ir até o menu lateral;

3) Clicar em “Tarefas”;

4) Vai abrir essa página, em que você pode conferir todas as tarefas que já estão cadastradas;

5) Você também pode criar uma nova, clicando em “Nova tarefa”:

6) Para cadastrar uma nova tarefa, é só escolher:

• Título;
• Data de entrega;
• Hora da entrega (opcional);
• Status (A fazer, Em progresso, Revisando ou Concluído);
• Tags;
• Responsáveis;
• Contatos;
• Descrição.

7) Clique em “Salvar” depois de preencher todos os campos necessários para a tarefa;

8) Você também pode modificar o status da tarefa, passando o cartão dela de uma coluna para outra assim:

9) Para finalizar, você ainda tem a possibilidade de visualizar as tarefas no chamado Modo Calendário, clicando no ícone indicado na imagem:

Prontinho! ✅

Assim, você pode gerenciar e acompanhar todas as tarefas no seu escritório, sem maiores complicações ou problemas.

Olha como fica um exemplo de tarefa criada:

E você consegue também adicionar as notificações para acompanhar essas tarefas conforme a data de entrega delas (na aba Preferências do seu perfil):

Muito interessante, mas não acabou porque ainda tem uma parte dedicada às finanças!

4.3) Finanças

Na funcionalidade de Finanças do software do CJ, você controla toda a parte financeira do seu escritório rapidamente e sem mistério. 💰

Sabe aqueles escritórios enormes, que são exemplos de gestão financeira?

Então, com a ferramenta, você tem um controle tão bom quanto eles ou até melhor!

Dá para registrar entradas e saídas de dinheiro, além de ter relatórios completos das suas finanças. 📝

Assim, o software ajuda você na hora de analisar o lado financeiro, além de permitir previsões de receitas, despesas e emissão de notas.

👉🏻 Olha só como é fácil usar essa funcionalidade voltada para as suas finanças:

1) Acesse o programa do Cálculo Jurídico com seu login e senha no link https://app.calculojuridico.com.br/bem-vindo;

2) Vá até o menu lateral;

3) Clique em “Finanças” para abrir essa página;

4) Clique em “Entradas” para verificar todas as fontes de renda do seu escritório, como valores e datas de:

• Honorários;
• Aportes;
• Consultas;
• Parcerias;
• Entre outras.

5) Clique em “Novas entradas” para adicionar uma entrada com informações de:

• Valor;
• Descrição;
• Datas (vencimento e recebimento);
• Categoria;
• Centro de Custo;
• Contato/Pagador;
• Caso.

6) Também é possível você clicar no botão “Saídas” para conferir e inserir as novas despesas, que seguem o mesmo caminho das entradas e podem ser adicionadas, com informações de:

• Valores;
• Descrição;
• Datas (base e de pagamento);
• Categoria da despesa;
• Centro de custo;
• Caso.

7) Ainda, você pode clicar na aba “Relatórios” para gerar o resultado financeiro completo do seu escritório, com:

• Valores de entradas;
• Valores de saídas;
• Descrição da movimentação;
• Resultados por datas;
• Movimentos realizados, previstos e totais;
• Gráficos.

8) Nas “Configurações”, ainda é possível verificar e adicionar as categorias de entradas e saídas, como na imagem:

9) Finalmente, você também pode conceder e controlar Permissões de usuários para acessar as informações das finanças:

Tudo da melhor forma possível! 😉

Assim, com o software de gestão do CJ, com funcionalidades gratuitas para quem já assina o programa, você tem tudo em um só lugar para auxiliar no gerenciamento do escritório.

Desde a parte de tarefas, passando pelos registros de casos e até a parte financeira.

O Cálculo Jurídico traz tudo para você!

5) Conclusão

🧐 Um sistema de gestão de escritório de advocacia é uma ferramenta tão indispensável quanto um computador na atual realidade do mundo jurídico.

Isso porque gerenciar todas as informações, tarefas, casos e finanças da sua atuação não é algo simples.

Sem contar que isso toma muito tempo e, sem o auxílio de programas especializados, a chance de ter erros sérios no processo é alta.

Por esse motivo, decidi escrever o artigo de hoje e mostrar para você quais são os principais desafios da advocacia em relação à gestão de escritório. 🤓

Também, trouxe uma lista de tudo o que um sistema de gestão realmente deve ter para lhe ajudar na missão de conduzir os seus serviços: controle de tarefas, casos e finanças.

Depois, expliquei a importância de escolher corretamente o software para o seu escritório, evitando problemas e dores de cabeça desnecessárias.

🤗 Para encerrar, passei uma dica do sistema de gestão de escritório de advocacia do CJ, que tem as funcionalidades certas para você, além de ser extremamente fácil de usar.

Tudo isso para deixar a missão de gerenciar as suas atividades mais eficiente, produtiva e simples!

E não esquece de conferir também a ferramenta de Precificação na Advocacia, que vai facilitar demais na hora de fixar o valor dos honorários cobrados pelos seus serviços.

👉 Clique aqui e acesse a ferramenta gratuitamente! 😉

Fontes

Além dos conteúdos já citados e linkados ao longo deste artigo, também foram consultados:

Como utilizar a página de “Tarefas” do CJ

Como utilizar a página de “Casos” do CJ

Vídeo tutorial - Casos

Vídeo tutorial - Tarefas

Vídeo tutorial - Finanças

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