Protocolo de Entrega de Documentos p/ Requisitar ao Cliente

Vamos evitar um processo ético disciplinar perante a OAB? Veja por que você precisa requisitar assinatura de um protocolo de entrega de documentos ao seu cliente.

Advogado pode reter documento do cliente?

Há algum tempo, escrevi o artigo “O INSS pode reter documento original do segurado?”, no qual explico que apenas excepcionalmente é permitido ao INSS reter documentos originais das pessoas.

E, assim como o INSS, o advogado também não deve reter documentos do cliente (e isso aplica-se a todos os advogados, não somente aos previdenciaristas). Vejamos o que diz o Código de Ética e Disciplina da OAB (resolução nº 02/2015):

CED, Art. 12. A conclusão ou desistência da causa, tenha havido, ou não, extinção do mandato, obriga o advogado a devolver ao cliente bens, valores e documentos que lhe hajam sido confiados e ainda estejam em seu poder, bem como a prestar-lhe contas, pormenorizadamente, sem prejuízo de esclarecimentos complementares que se mostrem pertinentes e necessários.

Parágrafo único. A parcela dos honorários paga pelos serviços até então prestados não se inclui entre os valores a ser devolvidos.

A retenção indevida de documentos do cliente pode gerar diversas consequências para o advogado, dentre as quais as sanções disciplinares previstas no art. 35 do Estatuto da Advocacia (Lei 8.906/94). Ao final deste artigo, trouxe alguns exemplos de decisões do Tribunal de Ética da OAB/SP a respeito deste assunto, para melhor ilustrar o assunto.

Lei 8.906/94, Art. 35. As sanções disciplinares consistem em:

I – censura;

II – suspensão;

III – exclusão;

IV – multa.

É evidente que é comum acontecer de o advogado precisar ficar com o documento do cliente, para estudar melhor o caso ou instruir um procedimento ou processo. E não há nada de errado com isso. Inadequado é reter tais documentos indefinidamente, mesmo após a conclusão ou desistência da causa.

Nesses casos é importante você ter uma prova de que devolveu os documentos para o cliente, porque algumas vezes eles esquecem e vão acabar imaginando que o documento ainda está com você! A maneira mais fácil de provar isso é através de um protocolo de entrega de documentos (ou termo de devolução de documentos).

Protocolo de entrega de documentos

Caso você precise reter o documento por qualquer motivo, é importantíssimo que você tenha um protocolo de entrega do documentos assinado pelo seu cliente. Este termo é a prova de que você devolveu a documentação e evita que problemas futuros.

Já vi alguns casos em que o advogado teve complicações graves, pois foi acusado pelo cliente, perante a OAB, de ter retido seu documento por anos. E este advogado não tinha como provar que devolveu o documento! Já imaginou a dor de cabeça?

Portanto, evite reter documentos. Dê preferência para digitalizar tudo o que você precisa na primeira oportunidade (se possível, antes ou durante a consulta). Além de ocupar menos espaço com papel, você evita aborrecimentos.

E, se precisar reter algum documento, devolva-o ao cliente assim que possível e requisite que ele assine o protocolo de entrega de documentos. Este protocolo deve conter algumas informações básicas, como nome do cliente, seu RG e CPF, data e identificação do documento.

Modelo de protocolo de entrega de documentos

Abaixo, trago um modelo de protocolo de entrega do documentos que utilizo em causas previdenciárias, mas você pode facilmente adaptá-lo para qualquer área do Direito. Informe o seu e-mail no formulário e eu o enviarei para você gratuitamente.

       

Decisões do Tribunal de Ética da OAB/SP sobre retenção de documentos pelo advogado

Acórdão No: 7733 / EMENTA: Retenção de documentos do cliente. Revelia e reincidência. Infração ao artigo 9o, do Código de Ética e Disciplina. Pena de suspensão por doze meses aplicada, nos termos do inciso II e § 1o, do artigo 37, do Estatuto da Advocacia.

Vistos, relatados e discutidos estes autos de Processo Disciplinar no 02R0006962009 (786/2008), acordam os membros da Segunda Turma Disciplinar do TED, por unanimidade, nos termos do voto do Relator, em julgar procedente a representação e aplicar ao Representado a pena de suspensão do exercício profissional pelo prazo de 12 (doze) meses, por violação ao artigo 9o, do Código de Ética e Disciplina, nos termos do artigo 37, inciso II e § 1o, do Estatuto. Determinaram, ainda, a extração de cópias desta decisão, para instruir processo de exclusão em andamento.

(Sala das sessões, 25 de maio de 2011. Rel. Dr. Marcelo Pereira – Presidente Dra. Maria Silvia Leite Silva de Lima.)

591ª SESSÃO DE 25 DE FEVEREIRO DE 2016 / EXERCÍCIO PROFISSIONAL – GUARDA E DEVOLUÇÃO DE DOCUMENTOS – PRAZO.

Todos os documentos que pertencerem ao cliente, ou que por ele forem custeados, devem ser devidamente devolvidos pelo advogado, conforme inteligência do art. 9º do atual CED (art. 12º do novo). Todavia, aqueles documentos que servirem à comprovação da efetiva realização do trabalho advocatício, bem como da devida prestação de contas, devem ser guardados pelo advogado até que prescritas ações de cobrança de honorários ou de responsabilidade civil a serem eventualmente propostas pelo cliente. Para tanto, deve-se atentar à prescrição conforme as peculiaridades do caso concreto.

Proc. E-4.595/2016 – v.u., em 25/02/2016, do parecer e ementa do Rel. Dr. ALUISIO CABIANCA BEREZOWSKI – Rev. Dr. ZANON DE PAULA BARROS – Presidente Dr. PEDRO PAULO WENDEL GASPARINI.

Acórdão No: 404 / EMENTA: RETENÇÃO DE DOCUMENTOS DO CLIENTE E FALTA DE PRESTAÇÃO DE CONTAS. INFRAÇÃO AO ARTIGO 34, INCISO IX DO EAOAB E ARTIGO 9o DO CED – INFRAÇÃO CARACTERIZADA – PENA DE CENSURA, CONVERTIDA EM ADVERTÊNCIA.

Vistos, relatados e discutidos estes autos de Processo Disciplinar no 06R0000962011, acordam os membros da Sexta Turma Disciplinar do TED, por maioria, nos termos do voto divergente do Dr. Rafael Cury Bicalho, em julgar procedente a representação e aplicar à Representada a pena de censura convertida em advertência, em ofício reservado, sem registro nos assentamentos da inscrita, por violação ao artigo 9o, do Código de Ética e Disciplina e configurada a infração prevista no inciso IX, do artigo 34, do Estatuto da Advocacia e a OAB, Lei no 8906/94, nos termos do artigo 36, incisos I, II e parágrafo único, do mesmo diploma legal.

(Sala das Sessões, 4 de setembro de 2012. Rel. (voto divergente) Dr. Rafael Cury Bicalho – Presidente Dr. Ricardo Peake Braga.)