Automatização de Modelos no Escritório Previdenciário

1) Introdução

Nos últimos anos, a automatização de processos tem ficado cada vez mais em alta, nas mais diferentes áreas de nossas vidas. 👨🏻‍💻👩🏾‍💻

Afinal, quem não quer facilitar as tarefas do dia a dia e, com isso, ganhar mais tempo para se dedicar a outras atividades?

Na advocacia não é diferente. Os escritórios estão entendendo a importância de investir em tecnologia para automatizar determinadas funções (genéricas e repetitivas), gerir informações e aumentar a produtividade. 🤗

E se você acha que isso é luxo apenas de escritórios de médio e grande porte, está totalmente enganado. Isso porque as ferramentas de automatização estão se popularizando no mercado e se tornando mais acessíveis.

Para explicar um pouco sobre essas novidades e dar dicas de como implementar a automatização de peças e documentos jurídicos no seu escritório de advocacia, decidi escrever o artigo de hoje!

👉🏻 Dá uma olhada em tudo o que você vai aprender:

O que é a automatização de peças e documentos jurídicos;
Por que é importante automatizar os modelos de um escritório previdenciário;
Quais são os modelos essenciais que o advogado precisa automatizar;
Como automatizar os modelos de peças e documentos;
Alternativas de ferramentas de automatização , gratuitas e pagas.

Ficou curioso? Então vamos logo ao conteúdo!

2) O que é a automatização de documentos jurídicos?

Sempre que escrevo sobre um assunto novo, gosto de começar explicando o que é e como funciona.

Então, vou fazer o mesmo com relação a automatização, ok? 🤓

Quando falamos em automatizar processos, significa que serão usadas ferramentas tecnológicas para executar determinadas tarefas repetitivas e padronizadas , que não necessariamente precisariam ser feitas por um ser humano.

No caso dos escritórios de advocacia, há vários documentos que seguem certo padrão (como fichas de consulta, contratos, declarações, procurações ou até mesmo peças jurídicas) e poderiam facilmente ser alvo de automatização. 💻

Sei que provavelmente você já tem modelos de peças prontas e apenas faz as adaptações de acordo com cada caso. Mas, a automatização funciona de forma diferente.

Como o próprio nome indica, ela usa a tecnologia para desenvolver um sistema automático , capaz de criar os modelos do seu escritório, inserir os dados de cada novo caso, adaptar o conteúdo e executar as correções.

Assim, o advogado consegue poupar horas de trabalho (suas ou do profissional responsável) e, no máximo, conferir os documentos ao final. 😉

Automatização de Modelos no Escritório de Advocacia Previdenciária

2.1) Por que é importante automatizar os modelos de um escritório previdenciário?

Uma das maiores queixas dos advogados previdenciaristas é a falta de tempo. ⌛

Em geral, nossa rotina é muito dinâmica e repleta de diferentes compromissos , dentro e fora do escritório.

Temos que atender clientes, prospectar novos, estudar casos, escrever peças, realizar protocolos, delegar funções entre os colaboradores, fiscalizar a contabilidade do escritório, ir ao fórum, participar de audiências, despachar com o Juiz, resolver pendências no INSS etc.

E olha que estou falando só dos compromissos mais comuns, viu? Se eu fosse listar tudo o que um advogado previdenciarista faz, um só artigo não seria suficiente. 😂

Acontece que, diante da falta de horas para cumprir tudo isso, a única alternativa que nos resta é otimizar o tempo que levamos para executar cada uma dessas tarefas.

✅ Existem várias maneiras do advogado produzir mais em menos tempo, sendo que uma das soluções mais práticas é a automatização de modelos.

Outra vantagem da automatização é que o escritório consegue diminuir o índice de erros nos documentos e também realizar melhoramentos constantes nos modelos (aplicando as atualizações de forma automática nos demais).

Ou seja, além do ganho de eficiência e produtividade , a qualidade dos documentos jurídicos também aumenta consideravelmente! 😍

Por outro lado, automatizando o trabalho repetitivo, sua equipe consegue focar nas funções que realmente importam e que exigem o raciocínio dos profissionais.

3) 5 Modelos Previdenciários Essenciais que Precisam ser Automatizados no Seu Escritório

Há 5 documentos que são utilizados por todos escritórios previdenciários e que recomendo que você desenvolva modelos automatizados , pois isso facilitará (e muito) seu trabalho no dia a dia.

👉🏻 Como expliquei anteriormente, o ideal é contar com um ferramentas de automatização para executar essas funções (vou falar mais sobre isso no tópico 4).

Mas, mesmo que ainda não tenha condições ou não queira investir nisso, vale a pena ao menos criar um “banco de modelos” no computador do escritório e deixar esses documentos padrões salvos, só para preencher com os dados dos clientes depois.

Ah, depois que você ler o artigo, me conta nos comentários se existe mais algum documento ou peça essencial que vale a pena o advogado ter o modelo automatizado?

🧐 Quero saber como tem sido a experiência de vocês, até mesmo para eu ter ideias de novos modelos para disponibilizar para nossos leitores!

3.1) Declaração de Hipossuficiência

Em ações previdenciárias, é muito comum que o cliente não tenha condições financeiras de arcar com as custas e despesas processuais, bem como com os honorários advocatícios de sucumbência. 💰

Por isso, junto com o pedido de Justiça Gratuita , é importante apresentar uma Declaração de Hipossuficiência Econômica assinada pelo cliente.

Mesmo não sendo uma exigência prevista no art. 99 do Código de Processo Civil, recomendo providenciar esse documento.

⚠️ Até porque é uma forma do advogado se proteger contra acusações futuras e comprovar que o cliente realmente afirmou não ter condições de pagar as custas processuais à época.

No artigo Declaração de Hipossuficiência (Pobreza), eu trago um modelo do documento, atualizado com o novo CPC. Vale a pena conferir!

3.2) Procuração Específica Previdenciária

Não se engane, apesar de parecer relativamente simples, a procuração previdenciária é uma matéria que envolve uma série de detalhes , que podem “pegar de surpresa” até mesmo os advogados mais experientes. 👀

Eu mesma, que sempre estudo sobre o direito previdenciário e vivo em constante atualização sobre o tema, me surpreendi com a quantidade de disposições legais relacionadas.

Inclusive, sabia que a própria IN n. 128/2022 dedicou uma seção inteira para falar apenas sobre a procuração administrativa (arts. 532 a 544)? 😲

Para lhe ajudar a entender a matéria de forma fácil e descomplicada, publiquei o artigo Aspectos da Procuração do INSS que Todo Advogado Precisa Dominar.

Como é um assunto que realmente passou por muitas atualizações , recomendo fortemente que leia esse artigo e verifique se a procuração que você utiliza como modelo no seu escritório está em conformidade com as novas regras!

3.3) Termo de Renúncia Juizado Especial Federal (JEF)

Via de regra, causas com valor acima do teto de 60 salários mínimos do JEF (Juizado Especial Federal) devem ser ajuizadas diretamente nas Varas Federais. 🏢

Mas, cada vez mais tem se tornado comum o cliente preferir renunciar parte dos valores a que teria direito, justamente para que sua demanda possa tramitar no Juizado Especial.

Afinal, os Juizados geralmente possibilitam julgamentos mais rápidos , econômicos e menos burocráticos.

Para isso, é necessário protocolar no processo um Termo de Renúncia assinado pelo cliente. 📝

Caso queira entender como esse termo de renúncia precisa ser feito e se envolve apenas o valor inicial ou também as parcelas vincendas, é só ler o artigo: É Possível Renúncia de Valor Excedente no Juizado Especial Federal? [Tema 1030 do STJ].

Como o STJ já fixou tese sobre o tema, é preciso ficar de olho em alguns detalhes antes de desenvolver o modelo do Termo de Renúncia que será utilizado pelo seu escritório.

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3.4) Contrato de Honorários Advocatícios Específico para Causas Previdenciárias

Sempre digo que um dos maiores erros dos advogados previdenciaristas é aceitar representar um cliente sem contar com um contrato de honorários advocatícios. 📜

Um contrato não serve apenas para evitar a inadimplência , como também para proteger o próprio advogado , delimitar os horários de atendimento , especificar quais etapas de atuação estão inclusas no valor (se inclui ou não a fase recursal) etc.

Sei que pode parecer algo básico, mas muitos colegas ainda insistem em não formalizar a prestação dos serviços em um contrato e, frequentemente, acabam tendo prejuízos (financeiros e de tempo). 😢

Para não correr o risco, recomendo que elabore um contrato específico para causas previdenciárias , bem completo e condizente com a realidade da prestação de serviços do seu escritório.

Mesmo que já tenha um modelo padrão, tire um tempo para analisar e revisar o documento. Acredite, você ficará surpreso com a quantidade de cláusulas desatualizadas ou até mesmo faltando! 🤯

E, como dica boa é dica compartilhada, preciso contar que o Cálculo Jurídico está disponibilizando um Modelo de Contrato de Honorários Advocatícios para Aposentadoria.

Para garantir sua cópia gratuitamente , é só clicar aqui. Garanto que vai lhe ajudar a entender quais são todas as cláusulas essenciais nesse tipo de contrato!

3.5) Ficha de Atendimento para Causas Previdenciárias

Por fim, quero falar sobre um documento que o advogado precisa ter em mãos logo na primeira consulta: a Ficha de Atendimento para Causas Previdenciárias.

⚖️ Com a ficha, a gente consegue obter e unificar todas as informações necessárias para a análise do caso, além de levantar quais documentos será preciso requerer ao cliente.

Costumo dizer que ela funciona como um guia , um método para que a consulta não fique confusa e o advogado não se esqueça de fazer perguntas importantes.

Infelizmente, sei que muitos colegas não dão a devida atenção para essa etapa e, por isso, acabam transmitindo uma imagem de inexperiência ou desorganização no atendimento.

Para não correr esse risco e aumentar suas chances de fechar negócio logo na primeira consulta, clique aqui e preencha com o seu melhor e-mail. Vou lhe enviar uma cópia gratuitamente. 😉

Assim, você consegue ter um modelo completo para automatizar esse documento no seu escritório!

4) Bônus: Como Automatizar os Modelos Previdenciários do seu Escritório

Há várias maneiras de automatizar os modelos previdenciários do seu escritório de advocacia, disponíveis de forma gratuita ou paga.

A seguir, vou comentar algumas soluções de automatização que achei mais interessantes e práticas. 😍

Desse modo, você consegue avaliar quais delas melhor atendem às suas necessidades!

4.1) Solução Gratuita

Para quem já utiliza o Google Docs (plataforma de criação e edição de documentos de texto do Google, que funciona como uma espécie de Word) para escrever e salvar os modelos do escritório, descobri 2 alternativas para fazer a automatização.

Já adianto que, se você não tem tanta familiaridade com as tecnologias, pode ser um pouco complicado entender o que vou explicar (porque envolve certo conhecimento das ferramentas do Google e programação). 😕

Mas, vou deixar nas fontes o link de um vídeo que explica como funcionam ambas alternativas, ok?

4.1.1) Autocrat

A primeira delas é através de um complemento chamado Autocrat que, em minha opinião, é a opção mais simples.

Em resumo, funciona assim: primeiro você cria um formulário no Google Forms para o cliente preencher e também um documento no Google Docs que receberá as respostas.

Por exemplo, no formulário o cliente coloca os dados pessoais e no documento você cria o modelo de contrato de honorários.

Depois, você cria uma planilha no Google Sheets, adiciona o complemento do Autocrat e configura para que essa planilha receba as informações do formulário do cliente e automaticamente preencha os dados do contrato. 📄

Assim, você apenas confere se o documento foi preenchido corretamente e não tem todo o trabalho de ter que ficar inserindo os dados (algo que, em grande escala, costuma demandar muito tempo).

4.1.2) Apps Script

Já a segunda opção é através de um complemento chamado Apps Script, que é bem mais completo e permite uma maior gama de possibilidades de automatização de documentos dentro do Google Workspace.

👉🏻 Porém, isso exige conhecimento em linguagem de programação para configurar o editor.

Confesso que eu mesma não domino a matéria, então não consigo explicar em detalhes como essa ferramenta funciona. Apenas conheci as possibilidades de automatização e achei realmente muito interessante.

Mas, não é nada que você não consiga resolver estudando ou até mesmo pedindo ajuda de alguém que entenda do assunto. 🤗

Portanto, se está procurando por uma solução gratuita e de qualidade, acredito que vale a pena buscar maiores informações sobre o Apps Script!

4.2) Solução Paga

Recentemente, descobri uma plataforma online de automatização de documentos jurídicos, chamada Idox.

✅ Basicamente, essa plataforma tem duas principais funcionalidades :

Automação para aumento da produtividade: ela usa a lógica computacional para eliminar templates e minutas e, ao mesmo tempo, com base no seu conteúdo, permite que você crie contratos, petições, ofícios e quaisquer outros documentos jurídicos com mais agilidade e segurança;
Gestão inteligente de informações: ajuda o advogado a ter mais controle e visibilidade sobre informações e fluxos de trabalho com opções como filtro inteligente de pastas, GED controle de prazos etc.

No caso dos documentos, você consegue criar o modelo , definir as variáveis que serão preenchidas (nome, data, texto, valor, números etc.) e gerar um link para enviar o documento para quem quiser.

Além disso, você também pode configurar para receber um aviso na plataforma e no seu email toda vez que alguém preencher o documento. Assim, consegue acompanhar e conferir se todas as informações foram inseridas. 🤓

Mesmo que esteja disponível apenas na versão paga , acredito que seja algo que vale a pena investir, porque realmente facilita muito a nossa vida e, ao contrário das opções gratuitas, não exige conhecimento em tecnologias e muito menos em programação.

Ah, e para quem já é assinante do Cálculo Jurídico , a Idox ainda vai disponibilizar um pacote exclusivo de modelos previdenciários da Revisão da Vida Toda , mantidos pela própria equipe do CJ. 🥳

São teses atualizadas, entrevistas guiadas e peças jurídicas automatizadas (como ficha previdenciária, petição inicial, apelação, recurso inominado e impugnação à contestação).

Muito legal, né? Achei realmente interessante e super prático!

Para conhecer melhor como funciona a Idox e a parceria com o Cálculo Jurídico, é só clicar aqui.

Mesmo que esteja em dúvida se chegou mesmo a hora de investir na automatização das peças do seu escritório, vale a pena acessar o site e conferir os planos (inclusive, eles oferecem um teste gratuito de 15 dias)! 😉

5) Conclusão

A automatização usa ferramentas tecnológicas para executar determinadas tarefas repetitivas e padronizadas , que não necessariamente precisariam ser feitas por um ser humano.

Se o objetivo do seu escritório é crescer, acredito que vale muito a pena organizar os fluxos de trabalho desde o início e, assim que possível, investir em automação.

Em um mercado cada vez mais competitivo, acaba saindo na frente os advogados que conseguem produzir mais e sem perder a qualidade do trabalho!

E já que estamos no final do artigo, que tal darmos uma revisada? 😃

👉🏻 Para facilitar, fiz uma listinha com tudo o que você aprendeu:

O que é a automatização de peças e documentos jurídicos;
Por que é importante automatizar os modelos de um escritório previdenciário;
Quais são os modelos essenciais que o advogado precisa automatizar;
Como automatizar os modelos de peças e documentos;
Alternativas gratuitas e pagas de ferramentas de automatização.