Será que a advocacia em home office veio para ficar?

1) Introdução

Como vocês receberam muito bem meu artigo sobre como conseguir clientes pela internet sem ofender a OAB (obrigada!), resolvi mais uma vez fugir um pouco do direito previdenciário e trazer um tema diferente para vocês.

Atendendo a pedidos, hoje vou falar sobre advocacia em home office e dar dicas sobre como ser bem sucedido nesta modalidade de trabalho.

Sei que esta já era a realidade de alguns, mas recentemente quase todos os advogados tiveram que implantar o home office em sua vida profissional, em maior ou menor grau.

Portanto, espero que este artigo ajude você a compreender melhor o sistema home office, passando a enxergá-lo como uma alternativa viável e vantajosa de trabalho.

Mas antes de irmos ao conteúdo, tenho um convite para você que já acompanha o blog. No nosso Perfil de Instagram (@desmistificando) você pode ter acesso gratuito a dicas e informações práticas que produzimos em posts e lives. Para ter acesso, basta seguir e acompanhar a gente por lá!

2) O que é Home Office?

Após o anúncio das determinações de isolamento social em razão da pandemia de coronavírus, muitas pessoas passaram a trabalhar em casa. Para a grande maioria, foi a primeira experiência “home office”.

No entanto, o “home office” não significa apenas “trabalho em casa”, apesar de esta ser a tradução literal do termo.

No Brasil, a expressão define, de forma genérica, o trabalho que é realizado em um local diferente do escritório , podendo ser a própria casa do profissional ou espaços alternativos, como cafés, hotéis, aeroportos, táxis, parques etc.

Por isso, muitos preferem se referir ao modelo como trabalho remoto, teletrabalho, trabalho à distância ou trabalho portátil.

Embora por aqui tenha se popularizado somente após a pandemia, o home office vem sendo uma tendência mundial de trabalho, por envolver diminuição de custos, maior flexibilidade de horários, dentre outros fatores.

3) Vantagens da advocacia em home office

Acredito que a maior vantagem na advocacia home office seja a economia, de tempo e de dinheiro. Vou explicar o porquê!

Ao montar um escritório convencional , por mais simples que seja, você terá que arcar com diversos gastos , tais como: aluguel do imóvel, energia, internet, telefone, equipamentos, mobília, serviço de limpeza, mantimentos etc. Isso se você não optar por contratar funcionários, caso em que os custos aumentam ainda mais!

Trabalhando home office em casa (que é a modalidade de home mais comum para advogados), você une seus gastos de trabalho e de moradia , o que torna o investimento bem mais reduzido.

Sem falar na flexibilidade de trabalho, pois é você quem define em quais dias e horários irá trabalhar. Nem preciso dizer a sensação de liberdade que isso traz né?

E por falar em tempo, já pensou quantas horas você gasta para se deslocar até o escritório?

Então, trabalhando em casa você não “desperdiça” este tempo , que poderá ser investido em sua própria rotina de trabalho ou em outras atividades que deseja realizar, como ficar com a família e amigos, praticar atividade física, estudar, fazer cursos, passear, ler, enfim: viver! Hahaha!

4) Cuidados que o advogado deve ter ao trabalhar em home office

4.1) Mantenha a organização e a disciplina

O trabalho home office possui sim inúmeras vantagens, mas muitos se queixam que não são tão produtivos quanto se estivessem trabalhando em um escritório convencional.

Sempre que converso com colegas que se sentem assim, nós acabamos chegando à conclusão de que o ambiente de trabalho em questão possui muitas distrações ou que o advogado não está mantendo a disciplina.

Anote: organização e disciplina são a chave do sucesso para a advocacia em home office.

Portanto, primeiro recomendo que você dedique um lugar de sua casa só para trabalhar (se não tiver um cômodo exclusivo para isso, reserve uma parte da mesa da cozinha, por exemplo). Neste local, deixe de fácil acesso todos os seus materiais e ferramentas de trabalho : computador, livros, canetas, papéis, impressora, telefone, processos etc.

Caso você more com outras pessoas , explique que estar trabalhando em casa não quer dizer que estará 24 horas disponível para atendê-las. Peça para que respeitem seu local de trabalho e os horários em que estiver concentrado em suas tarefas, e que as informará quando estiver livre.

Entendo que nem sempre isso é possível, mas garanto que uma conversa sincera vai pelo menos diminuir os problemas.

Já se a sua dificuldade for com a disciplina, sugiro que estabeleça uma rotina de trabalho , com horários fixos. Sei que uma das vantagens que mencionei era justamente a flexibilidade de trabalho, mas tenho consciência de que nem todos conseguem manter a produtividade sem uma rotina fixa (e está tudo bem!).

Então faça uma agenda , física ou digital, contendo todos seus horários e as tarefas que irá desempenhar em cada dia. Anote seus compromissos profissionais (andamento de ações, prazos, produção de peças, reuniões com clientes, audiências etc.) e pessoais (atividades relacionadas à família, manutenção da casa, consultas médicas, realização de cursos etc.).

Com uma agenda completa e definida, você diminui as brechas da procrastinação , se sente com mais controle sobre as tarefas que serão realizadas no dia, evita a perda de prazos e compromissos, e se torna uma pessoa mais produtiva.

Nem preciso mencionar a paz que isso traz ao fim do dia né?

4.2) Mantenha um canal de comunicação com os clientes

Não possuir um escritório físico não lhe dá o direito de não fornecer um canal de comunicação para os clientes entrarem em contato sempre que necessário.

Se não puder ou não quiser informar um endereço físico , tudo bem. No entanto, ao menos disponibilize outros meios para o cliente contatá-lo, como: telefone (fixo ou celular), Whatsapp, e-mail, aplicativos de vídeo-chamada (Skype, Zoom, Google Meet) etc.

Lembre-se que todo advogado possui o dever ético de informação ao cliente. Portanto, se mostre disponível e indique meios para atendê-lo sempre que necessário, mesmo que você não possua uma estrutura física.

Além de ser uma determinação prevista no Código de Ética, dar atenção ao cliente é algo que demonstra uma conduta profissional séria e comprometida , que certamente transmitirá confiança àquele que contrata seus serviços.

5) Como atender clientes sem um escritório físico

Muitos colegas me questionam: “Mas Alessandra, quando precisar atender um cliente em um espaço físico. Como eu faço?”

Sei que vários clientes preferem reuniões presenciais , ou mesmo o próprio advogado precisa realizar uma reunião em um espaço físico para assinar contratos, coletar documentos etc.

Calma, é perfeitamente possível exercer a advocacia em home office e atender clientes em espaços físicos, não se preocupe.

5.1) Coworking

Já ouviu falar em espaços coworking? É um local que reúne a estrutura necessária para que pessoas ou empresas desenvolvam seus negócios. Geralmente você pode contratar um plano baseado em horas de utilização ou mesmo um plano fixo mensal.

Nestes espaços, você vai encontrar toda a estrutura tradicional de um escritório (recepcionista, sala de reunião, telefone, impressora, materiais de papelaria etc.), normalmente com uma boa localização e um custo muito inferior à manutenção de um escritório próprio.

A estrutura e os preços dos coworkings variam, portanto verifique quais são os tipos disponíveis em sua cidade. Trata-se de um serviço que vem ganhando espaço no mundo todo, e tem se popularizado no Brasil nos últimos anos.

5.2) Cafeterias

Se você mora em uma cidade pequena ou que não possui espaços coworking, uma alternativa eficaz e muito simples é atender seus clientes presencialmente em cafés.

Conheço muitos advogados que utilizam esta estratégia e dá super certo!

Convide o cliente para tomar um café em uma cafeteria da sua cidade, fale que vocês podem se reunir por lá. Combine com o garçom de trazer um café ou água na hora que o cliente chegar, como se você estivesse servindo aquele cafezinho no escritório sabe? Isso demonstra que você se preocupa com ele e também o deixará mais à vontade.

Dê preferência a locais e horários com menos movimento , assim vocês terão mais privacidade e conversarão em um ambiente mais tranquilo.

5.3) Se ofereça para ir até o cliente

Outra alternativa é realizar a reunião onde o cliente estiver , seja na empresa ou mesmo em sua casa.

Muitos preferem esta opção, mas acabam não pedindo pois acham que estariam exigindo demais do advogado. Portanto, ofereça esta alternativa ao cliente e a utilize em seu favor! Afinal, quer um atendimento mais vip que esse?

Além de ser mais cômodo ao cliente (o que agrega valor ao seu serviço), você demonstra ser um advogado mais humano e acessível , tornando a relação mais leve, descontraída e, consequentemente, duradoura.

5.4) Atendimento online

Por mais que o cliente queira, às vezes a única alternativa que nos resta é o atendimento online.

Por exemplo, na situação de pandemia e isolamento social em que nos encontramos, realizar atendimentos online permite que o advogado forneça a devida assistência ao cliente e também não deixe de fechar novos contratos de honorários.

No caso dos advogados previdenciaristas, que possuem muitos clientes idosos ou doentes, esta é uma solução ainda mais relevante, pois permite que o cliente converse com o advogado de maneira segura e sem ter que sair de casa.

Portanto, tenha em mente que o atendimento online é um grande aliado não só da advocacia em home office, como também da advocacia convencional.

Nos próximos tópicos, explicarei melhor sobre como realizar reuniões online.

6) Dúvidas frequentes sobre advocacia em home office

6.1) O que preciso ter para exercer a advocacia em home office?

Em regra, você vai precisar de computador e internet , apenas isso. O advogado possui a grande vantagem de não precisar de uma grande estrutura para trabalhar.

Portanto, invista em um computador que consiga atender à sua demanda de trabalho e, o mais importante, contrate um plano de internet que seja rápido e que não vá te deixar na mão.

Além disso, recomendo que adquira livros sobre sua área de atuação. Se o espaço for pequeno, dê preferência às versões digitais ou e-books.

Caso você precise imprimir arquivos, compre uma impressora , mas não precisa ser a de última geração ou a mais cara do mercado. Geralmente, nossa demanda é bem básica, um equipamento de impressão simples já resolve!

Normalmente, o advogado também utiliza o scanner , porém não necessariamente precisa investir em um equipamento para isso. Saiba que existem vários aplicativos que permitem escanear do próprio celular , como o CamScanner.

E por falar em celular, é recomendável possuir um número de telefone fixo ou móvel para atender o cliente. Pode ser o seu número pessoal ou outro exclusivo às atividades profissionais, escolha o que melhor se encaixa às suas necessidades.

6.2) Existem ferramentas digitais que ajudam na produtividade?

Sim, e a cada ano as opções aumentam ainda mais!

Primeiro prefiro explicar que as ferramentas a serem utilizadas dependem do quanto você pode investir neste tipo de serviço.

Existem empresas especializadas no desenvolvimento e fornecimento de softwares e aplicativos pagos voltados ao gerenciamento de escritórios de advocacia. São serviços mais completos e personalizados que, dependendo da sua demanda e do seu fluxo de trabalho, talvez compense investir.

No entanto, se você ainda não possui este capital ou não tem interesse na contratação destes serviços, existem vários aplicativos e sites gratuitos disponíveis no mercado.

Para gerenciamento de tarefas , existem o Trello e Monday, por exemplo. Já para o agendamento de compromissos , há o Google Agenda, Outlook Calendar etc. Também não podemos deixar de mencionar o Google Drive e One Drive, serviços de armazenamento de nuvem e que permitem a edição de arquivos de forma simultânea.

Enfim, existe uma infinidade de opções de sites e aplicativos que podem ajudar!

Recentemente, o Dr. Bruno Carneiro fez uma live sobre ferramentas online para utilizar na advocacia , em especial o Google Docs. Caso queira conferir, deixamos salvo o vídeo lá no nosso canal do Youtube!

6.3) Posso fornecer meu telefone e não estar disponível em tempo integral aos clientes?

O WhatsApp Business é uma excelente alternativa para aqueles que exercem a advocacia em home office e não querem estar disponíveis 24 horas por dia, durante 7 dias da semana, aos clientes.

O maior diferencial do WhatsApp Business (profissional) em relação ao WhatsApp Messenger (convencional), é que nele você pode configurar a opção de horários e dias de atendimento.

Assim, caso queira atender apenas em horário comercial, você configura para não estar online fora destes horários e, no caso do cliente entrar em contato, ainda existe a opção de programar para ele automaticamente receber uma mensagem de que você retornará no dia seguinte.

O aplicativo também inclui ferramentas de automatizar, classificar e responder rapidamente as mensagens. Além disso, existem maiores opções de edição do perfil , permitindo incluir imagens, endereços, telefones e horários de funcionamento, o que possibilita ao cliente ter acesso a mais informações do advogado ou do escritório. Muito legal né?

Trata-se de um aplicativo gratuito , cujo download pode ser realizado no Google Play (sistema Android) ou na App Store (sistema IOS – Iphone).

No entanto, o WhatsApp Business precisa estar vinculado a um chip exclusivo de celular. Assim, caso queira continuar utilizando seu WhatsApp Messenger (convencional) e também o Business, você terá que usar um celular dual chip ou passar a usar dois aparelhos de celular , pois não é possível ter um número de telefone vinculado à dois aplicativos ao mesmo tempo.

Então se atente a este detalhe!

6.4) Como faço reuniões online?

Conforme adiantei anteriormente, existem várias opções de aplicativos de chamadas por áudio e vídeo que podem ser um excelente aliado à advocacia em home office.

Estes aplicativos permitem que você se reúna com uma ou mais pessoas , estando disponíveis nas versões gratuitas ou pagas (que possuem uma gama de funcionalidades maior). São exemplos de aplicativos: WhatsApp, Skype, Zoom, Google Meet etc.

Recomendo que você dê preferência à reuniões por chamada de vídeo , e não apenas por áudio. Assim, a interação com o cliente será bem próxima à de uma reunião presencial, permitindo que você veja as reações e realmente perceba suas emoções, o que é essencial em nossa profissão.

Também sugiro que procure fazer a chamada de vídeo em um local adequado , cujo plano de fundo do seu vídeo será no mínimo organizado. Sua casa e seu escritório não precisam estar organizados, mas o local em que atende seu cliente, seja presencialmente ou online, com certeza deve estar!

Se você morar com outras pessoas, comunique que naquele horário estará em reunião, motivo pelo qual precisa de silêncio e não pode ser interrompido. Se necessário, tranque a porta e use fones de ouvido.

E nem preciso lembrar que você deve estar vestido como se estivesse em uma reunião presencial né? Não precisa usar terno e gravata, mas ao menos esteja vestindo uma roupa adequada e que transmita profissionalismo ao cliente.

Nada de pijama ou roupa de ficar em casa, ok? Hahaha! (Se bem que… se quiser usar calça de moletom, ninguém vai ficar sabendo. Basta se lembrar de fechar a câmera se precisar se levantar 😉)

Gostou do artigo? Então, se você é advogado, também irá gostar da ficha de atendimento a clientes para causas previdenciárias que eu disponibilizei para os meus leitores. Informe o seu e-mail no formulário acima e eu a enviarei para você gratuitamente.

7) Conclusão

No artigo de hoje, tentei trazer um pouco dos meus conhecimentos sobre advocacia em home office para vocês.

Sei que é algo muito novo para alguns, mas garanto ser uma excelente alternativa para aqueles que não possuem um escritório físico, seja por impossibilidade ou até mesmo por opção.

Como disse, não consigo me aprofundar muito em cada tópico, por motivos de, por mais que eu queira, isto aqui é um artigo e não um livro. 😂

No entanto existem muitas outras dicas que posso trazer para vocês, só deixem aqui nos comentários se gostam do assunto e se interessam saber mais sobre o tema!

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